logo

Teemme viisasta tiedonhallintaa

IT:n kehitys kehittyy

23. lokakuun 2015 by Heikki Ojaniemi

Luin pari viikkoa sitten Tietoviikon CIO osastolta jutun kaksinapaisesta it-mallista. Kaksinapainen (bimodaalinen) malli jakaa it:n perinteiseen päivittäisiä rutiineja hoitavaan ja kehityshenkiseen puoleen. Jaottelu on mielenkiintoinen, vaikka se ei ehkä olekaan aivan uusi, ainakin vastaavan suuntaisia jaotteluja on tehty aiemminkin, varsinkin it ulkoistuksista keskusteltaessa.

Yhä edelleen yrityksissä usein nähdään kaksinapaisesta mallista vain tuo toinen puoli, päivittäisten rutiinien hallinta. IT johtajien rooli asemoituu siinä maailmankatsomuksessa pitkälti kulujen hallintaan ja tietohallintoa ohjataan pitkälti vain kulujen minimoinnin kautta.

Liiketoimintaympäristö on kuitenkin jatkuvassa muutoksessa. IT puoli ei voi välttyä muutoksilta, esimerkkinä paljon puhuttu digitalisaatio. Miten yrityksen it reagoi muutoksiin, jos kehitystoimintaan ei panosteta? IT:n roolista kehityksen vetäjänä on puhuttu jo pitkään, mutta vieläkään se ei ole arkipäivää suomalaisissa yrityksissä. Verkkokauppa ja -markkinointi alkavat kuitenkin viemään alaa perinteisemmältä kaupankäynniltä ja nuo muutokset tulevat näkymään kaikkialla. Vastaavasti vain enää harvassa ammatissa ei tarvita tietokoneita, vähintään työkoneissa on sulautetut järjestelmät.

Kehittäjän rooli on tärkeä, eikä sitä tarvitse omia osaksi tietohallintoa, mutta tietohallintoa ei tulisi myöskään sivuuttaa kehityksessä. Teknologia osaaminen ja ymmärrys voi auttaa ratkaisemaan odottamattomiakin ongelmia yrityksen ydinliiketoiminnassa tai tukiprosesseissa. Osaava ja kehityshenkinen IT henkilö voi saada paljon positiivista muutosta aikaan organisaatiossa. Paljon kehitysideoita syntyy yhdistämällä vanha asia ja uusi teknologia.

Nykyään paljon peräänkuulutetaan myös toiminnan ketteryyttä. Perinteinen IT ei vastaa nopeaan kehittämisen malliin, jos ei resursseja ole tarpeeksi tai toiminta on organisoitu heikosti. Tietoviikon artikkelissa puhutaankin IT:n toimimisesta kahdella nopeudella, kehityspuolen pitää reagoida toiminnan muutoksiin ja rutiinit taas toimivat tehokkaammin mahdollisimman vakioituina.

Itse olen aina suhtautunut omaan työhöni enemmän kehittäjä -näkökulmasta. Toistuvistakin tehtävistä voi aina yrittää löytää niitä pieniä kehitystoimenpiteitä, jolla toiminta tehostuu. Vastaavasti mielenkiintoisimpia tehtäviä ovat ne, joissa pääsee osaksi suurempaa koko organisaatioon vaikuttavaa muutosta. Wise IM voi tarjota apua liiketoiminnan kehittämiseen ideoinnista ja innovoinnista lähtien kehitysprojektin kaikkiin vaiheisiin tuomalla IT näkemystä toimintaanne.

Viisasta kehitystä

20. toukokuun 2015 by Heikki Ojaniemi

Kehitystyö on maltillista työtä, kehitykset eivät usein tapahdu hetkessä, vaan vaativat kärsivällistä ja määrätietoista tekemistä. Joissain tilanteissa kehittäminen on jopa helpompaa rip and replace – menetelmällä, eli aloitetaan aivan alusta, entisen päälle rakentamisen sijaan. Asteittaisessa, jatkuvassa kehitystyössä on tärkeää tietää missä mennään. Tietohallinnon tilaa voidaan kuvata yleisellä tasolla maturiteetti  eli kypsyysasteiden mukaan. Kypsyysaste vaikuttaa siihen, millaisia kehitystoimia kannattaa tehdä, koska korkean tason kehitysideat eivät välttämättä toimi matalamman asteen organisaatiossa. Tilanne on kuin yrittäisi asentaa uutta windowsia vanhalle koneelle. Usein uudemmat kehitysversiot eivät enää toimi vanhoissa laitteissa, ainakaan hyvin.

Tietohallinnot alkavat yleensä hyvin tarvepohjaisesta ohjauksesta, varsinkin pienissä organisaatioissa tietohallinto on yleensä vain yksi tehtävä jonkun työntekijän harteilla. Tästä lähtökohdasta tietohallinto rakentuu organisaation mukana, mutta usein hieman jälkijättöisesti. Tilanteen hahmottaminen on usein ensimmäinen vaihe kehittämiseen, havaitaan joku selkeä puute tai tarve ja sitä lähdetään täyttämään. Alimman tason tietohallinto onkin juuri tätä tarpeiden täyttämistä, joka ilman selkeää suunnittelua johtaa siiloihin, joissa ohjelmistot ja teknologiat hankitaan aina yksittäiseen tarpeeseen.

Siilot johtavat monimutkaiseen rakenteeseen, jota on vaikea ja kallis hallita. Tässä vaiheessa yleensä lähdetään yhtenäistämään toimintoja, joka tapahtuu  yleensä poimimalla toimivia osioita nykyisistä toiminnoista ja yleistämällä niitä koko organisaation toimintatavoiksi. Esimerkkinä voi olla vaikka yhteisen sähköpostiohjelmiston hankinta, jonka jälkeen sähköposti synkronointien ylläpito on helpompi hallita keskitetysti. Samalla myös IT päätöksenteko keskittyy yhteen paikkaan, koska tarvitaan yleistettäviä ratkaisuja, eikä enää vastata vain yksittäisen osan tarpeisiin.

Kun hyvät käytännöt on saatu vakiinnutettua ohjaamaan IT valintoja ja tietohallinnon kehitystä tehdään keskitetysti, ollaan valmiita siirtymään kohti seuraavaa tasoa. Kun tietohallinto on saatu keskitettyä päätöksenteon osalta, voidaan siirtyä tekemään suuremman mittkaaavan keskittämisratkaisuja. Esimerkiksi yhtenäistämällä palveluntarjontaa voidaan optimoida ylläpidon osiota ja keventää henkilöstökuormitusta. Toiminnan yhtenäistäminen on tässä vaiheessa yksi esimerkki toiminnan optimoinnista, jolla pyritään helposti hallittavaan kokonaisuuteen, jota on helppo kehittää liiketoiminnan kanssa yhtä matkaa. Vaihtoehtoisesti tässä vaiheessa voidaan optimoida myös tietoa, eli esimerkiksi masterdata projektit ovat kuvaavia tälle kehitysasteelle. Tässä vaiheessa liiketoimintaprosessien tulee jo olla hyvin yhteneviä IT:n kanssa, riippumatta siitä kummasta suunnasta kehitysehdotukset tulevat.

Korkein aste, jolla tietohallintoa voidaan kuvata on modulaarisuus. Siis sitä, että IT koostuu osista, joita voidaan järjestellä uusilla tavoin ja järjestelyyn on helppo tuoda uusia järjestelmiä tai teknologioita. Tämä tarkoittaa siis sitä, että alustavalinnat ja perus infra on hyvin hallussa, ja sen päälle organisaatio on kykenevä joustavasti muovaamaan IT kokoonpanoaan liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Tätä viimeistä tasoa ehkä kuvaa juuri reagointinopeus, vaikka tosiasiassa kyse onkin enemmän juuri kehityksen mahdollistamisesta. Nykyään IT kehitys tai uudet teknologiat toimivat yrityksille mahdollistamassa liiketoiminnan kehittämistä tai laajentamista uusille aloille. Esimerkkinä toimii vaikkapa verkkosivualusta, jonka kylkeen on helppo liittää verkkokauppa, kun liiketoiminta sitä haluaa. Nyt teknologiavalinnoissa on siis ennakoitu liiketoimintatarve ja oikeastaan jopa verkkokaupan kokeilemisen helppous voi ohjata siirtymään kohti uutta aikaa.

Tietohallinnon kehittämisessä on tärkeää tietää missä mennään. Modulaarisuutta on mahdotonta rakentaa, jos pohja ei ole kunnossa. Korkeimman tason saavuttaminen ei kuitenkaan ole itseisarvo, eikä se usein ole edes tarpeen jos liiketoiminta on pientä tai hyvin vakiintunutta. Tällöin esimerkiksi nykyisen toiminnan optimointi tai tietoturvan kehittäminen voivat olla riittäviä kehitystoimia, silloinkin on tärkeää tietää mistä lähdetään liikkeelle.

Wise IM on kehittänyt kyselyä, jota voi käyttää työkaluna tilanneanalyysin tekemiseen. Kysely pyrkii myös hahmottamaan jo suoraan selkeitä kehityskohtia organisaatiossa. Kyselyn ensimmäinen versio on nyt ilmaiseksi käytettävissä. Kyselyn vastausten pohjalta Wise IM tekee arvion organisaation IT:n tilasta ja tekee alustavia kehitysehdotuksia. Kyselyä voi myös hyödyntää itsearvioinnin työkaluna käytettävien järjestelmien arviointiin.

Kyselyyn pääset tästä.

Viestintää järjestelmillä

19. tammikuun 2015 by Heikki Ojaniemi

Viestintä on usein selkeästi haasteellinen osa-alue yrityksissä. Esimerkiksi yritykset, jotka ovat kasvaneet orgaanisesti ajautuvat helposti tilanteeseen, jossa pienen yrityksen ainoaksi kanavaksi kelvannut kasvokkain viestiminen ei enää riitä. Tiedonkulun katkoksista johtuvia ongelmia alkaa ilmetä, tulee unohduksia ja työn sekavuus lisääntyy.

Viestinnän haasteiden lisääntyminen ei ole pelkästään kasvavien yrityksien ongelma, vaan haasteita tulee yleisen työnteon murroksen takia. Yrityksissä hyödynnetään yhä enemmän etätyömahdollisuuksia ja uudet työntekijöiden sukupolvet omaavat erilaiset tarpeet ja näkemykset viestinnästä, verrattuna perinteisiin. Perinteitä on siis syytä olla valmis muuttamaan, vaikka mikään ei korvaakaan kasvotusten tapahtuvaa viestintää, tarvitaan rinnalle myös muita kommunikoinnin muotoja. Töitä tehdään myös yhä enemmän omilla laitteilla ja esimerkiksi työpuhelinta ei usein ole enää erillisenä, vaan työntekijät käyttävät yhtä puhelinta, oli se sitten oma tai työnantajan tarjoama.

Sähköpostista on tullut yhä enemmän pelkkä rasite ja jopa kirosana. Harva se päivä kuulee jonkun valittavan miten sähköposti on tukossa, kun viestejä tulee liikaa. Hesarissakin oli jo artikkeli siitä miten sähköpostien lukeminen on muuttunut, vain harvoin enää luetaan koko viestejä. Koulutustarjoajat vetävät jo kursseja siitä miten kirjoitetaan sellaisia sähköposteja, että viesti menee oikeasti perille.

Perinteiset Intranetit ja verkkolevyt ovat uusien haasteiden edessä, kun etenkin nuoret ovat jo tottuneet käyttämään tiedostojaan erilaisten pilvipalveluiden kautta, eikä verkkolevy enää toimikaan oletussijaintina tiedostojen tallentamiseen. Intraneteistä itselleni on tutuimpia Sharepointin eri versiot ja jo katsomalla eri versioiden välisiä muutoksia on helppo havaita miten paljon työnteko on muuttunut. Uusin sharepoint versio (2013) on jo enemmän sosiaalisen median työkalu, kuin tiedostojen tallennuspaikka.

Oma lukunsa on puhelimen käytön mullistuminen, yhä enemmän käytetään erilaisia pikaviestimiä ja jopa puheluiden määrä on laskenut. Yhä enemmän puhelut tehdään tietokoneelta, Lyncin, Skypen tai muun vastaavan ohjelmiston avulla. Puhelimella käytetään enemmän ja enemmän muita sovelluksia, esimerkiksi kokousmuistiinpanot on helppo tehdä puhelimella muistioon, joka synkronoituu automaattisesti tietokoneelle, niin konetta ei tarvitse kantaa erikseen mukaan kokouksiin.

Mutta mikä sitten on kun viestintä ei aina toimi, vaikka on hankittu uudet järjestelmät ja hienot laitteet? Mielestäni vastaus tulee suoraan tietojärjestelmän määritelmästä. Tietojärjestelmiin määritellään lähes aina käyttäjät mukaan. Jäjrestelmämuutoksessa tulisikin aina muuttaa myös toimintatapoja, ja se onkin johtamisessa varsinainen haaste. Järjestelmän ostaminen on helppoa, käyttöönotto vaikeampaa. Kuka tahansa voi ostaa ohjelmiston, mutta järjestelmän käyttöönotossa voi IT projektiosaajasta olla apua.

Muutosta rakenteisiin

07. marraskuun 2014 by Heikki Ojaniemi

Tiukat taloudelliset ajat ovat saaneet monet organisaatiot säästötoimiin. Säästäminen on kuitenkin melko vaikeaa, koska se ei saisi vaikuttaa palvelun laatuun tai henkilöstön jaksamiseen. Säästämisen sijaan valtion tasolla puhutaankin rakennemuutoksesta, jolla vaikutetaan kulujen muodostumiseen, eikä haeta vain lyhytnäköisesti säästöjä nykyisistä toiminnoista.

Valtion nykyisen rakennemuutoksen keskellä onkin heitetty arvioita siitä, kuinka paljolta voitaisiin säästää, kun virkamiesten töitä automatisoitaisiin IT:n avulla. Kuulin tällä viikolla sattumalta hienon lausahduksen aiheesta, joka oli syntynyt kuulemma kahden pitkälti eri mieltä asiasta olleiden asiantuntijoiden välillä. Henkilöt olivat keskustelleet virkamiesten roolista valtion rattaissa ja väittämä kuului: jos virkamies ei  sovella mitään työssään, vaan käsittelee vain tiedon ennalta saatujen ohjeiden mukaan, on se työ automatisoitava. Tästä he molemmat olivat olleet samaa mieltä. Jos työssä on kyse pelkkien ohjeiden orjallisesta toteuttamisesta, koneet ja järjestelmät tekevät sen aina tehokkaammin kuin ihmiset.

Tämä ei toki koske pelkästään virkamiehiä. Muilla työpaikoilla on vastaavia tilanteita paljon. Korkeasti koulutettujen asiantuntijoiden työtä käytetään toistuvien ja automatisoitavissa olevien tehtävien suorittamiseen. Luulisi ettei kellään ole varaa ainakaan tiukkoina aikoina tuhlata organisaation tärkeimpiä resursseja.

Rakennetaan IT:tä

11. heinäkuun 2014 by Heikki Ojaniemi

IT-kielessä on paljon yhteneväisyyksiä rakennusalan sanastoon. Rakennusten suunnittelu on nykyään hyvin samantyylistä työtä kuin koodaaminenkin. Molemmissa toteutetaan projektityönä määrittelyä vastaava tuote. Molemmilla aloilla suunnittelu joudutaan kuitenkin usein tekemään vajavaisin lähtötiedoin.

Rakentaminen ei suju kaikilta itse. Tällöin tilaaja hankkii rakennuksen johonkin tiettyyn käyttöön, mutta usein tiedossa on vain käyttötapa ja paikka, esimerkiksi varastorakennus tietylle teollisuusalueelle. Varsinkin suuremmat rakennukset tilataan ulkopuoliselta suunnittelijalta ja kokonaisuus voidaan jopa jakaa, jolloin se kilpailutetaan osissa. Normaalisti suuren projektin toteutukseen tarvitaan lukuisia asiantuntijoita. Esimerkiksi arkkitehti tekee kaavan ja alustavat kuvat, suunnittelun tekee jokin toinen yritys. Rakennuttajaa taas tarvitaan koordinoimaan projektia ja varsinaisen rakentamisen tekee vielä joku muu.

Arkkitehtuuri on hyvin pitkälti samankaltaista työtä niin IT-alalla kuin rakennusalallakin. IT-alalla arkkitehdit vastaavat siitä, että yritys hahmottaa organisaation kaikki toiminnot ja niihin liittyvät tiedot ja järjestelmät. IT-arkkitehdin työtä voisi verrata hyvin kaavoittamiseen, sillä se on yhtälailla pohjapiirros kokonaisuudesta, mistä nähdään mihin mikäkin palanen sijoittuu kokonaisuudessa. Tämä arkkitehtuurityö usein kuitenkin unohtuu yrityksissä, sillä ohjelmistoja ollaan hankittu vain esille nousseeseen tarpeeseen, tulipaloja sammuttamaan, huomiomatta muita tarpeita ja yhteensopivuutta. Varsinkin kun yritys kasvaa, tulisi pysähtyä suunnittelemaan laajempia kokonaisuuksia ja kartoittamaan myös tulevaa.

Jos kokonaisuutta ei hahmoteta, on hyvin vaikea päätyä hyvään ratkaisuun hankintoja tehtäessä. Yritysten tulisi lähestyä IT:tä liiketoimintansa kautta, eli peilata käytössä olevia järjestelmiään toimintoihinsa. Tiedon hallintaan jää helposti aukkoja tai päällekkäisiä järjestelmiä, jos liiketoimintaa ja IT:tä kehitetään erillään. Liiketoiminnan ja IT:n kehittäminen yhdessä taas johtaa tehokkaampiin toimintatapoihin tai jopa uusiin innovaatioihin, kun teknologioita hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla.