logo

Teemme viisasta tiedonhallintaa

Viestintää järjestelmillä

19. tammikuun 2015 by Heikki Ojaniemi

Viestintä on usein selkeästi haasteellinen osa-alue yrityksissä. Esimerkiksi yritykset, jotka ovat kasvaneet orgaanisesti ajautuvat helposti tilanteeseen, jossa pienen yrityksen ainoaksi kanavaksi kelvannut kasvokkain viestiminen ei enää riitä. Tiedonkulun katkoksista johtuvia ongelmia alkaa ilmetä, tulee unohduksia ja työn sekavuus lisääntyy.

Viestinnän haasteiden lisääntyminen ei ole pelkästään kasvavien yrityksien ongelma, vaan haasteita tulee yleisen työnteon murroksen takia. Yrityksissä hyödynnetään yhä enemmän etätyömahdollisuuksia ja uudet työntekijöiden sukupolvet omaavat erilaiset tarpeet ja näkemykset viestinnästä, verrattuna perinteisiin. Perinteitä on siis syytä olla valmis muuttamaan, vaikka mikään ei korvaakaan kasvotusten tapahtuvaa viestintää, tarvitaan rinnalle myös muita kommunikoinnin muotoja. Töitä tehdään myös yhä enemmän omilla laitteilla ja esimerkiksi työpuhelinta ei usein ole enää erillisenä, vaan työntekijät käyttävät yhtä puhelinta, oli se sitten oma tai työnantajan tarjoama.

Sähköpostista on tullut yhä enemmän pelkkä rasite ja jopa kirosana. Harva se päivä kuulee jonkun valittavan miten sähköposti on tukossa, kun viestejä tulee liikaa. Hesarissakin oli jo artikkeli siitä miten sähköpostien lukeminen on muuttunut, vain harvoin enää luetaan koko viestejä. Koulutustarjoajat vetävät jo kursseja siitä miten kirjoitetaan sellaisia sähköposteja, että viesti menee oikeasti perille.

Perinteiset Intranetit ja verkkolevyt ovat uusien haasteiden edessä, kun etenkin nuoret ovat jo tottuneet käyttämään tiedostojaan erilaisten pilvipalveluiden kautta, eikä verkkolevy enää toimikaan oletussijaintina tiedostojen tallentamiseen. Intraneteistä itselleni on tutuimpia Sharepointin eri versiot ja jo katsomalla eri versioiden välisiä muutoksia on helppo havaita miten paljon työnteko on muuttunut. Uusin sharepoint versio (2013) on jo enemmän sosiaalisen median työkalu, kuin tiedostojen tallennuspaikka.

Oma lukunsa on puhelimen käytön mullistuminen, yhä enemmän käytetään erilaisia pikaviestimiä ja jopa puheluiden määrä on laskenut. Yhä enemmän puhelut tehdään tietokoneelta, Lyncin, Skypen tai muun vastaavan ohjelmiston avulla. Puhelimella käytetään enemmän ja enemmän muita sovelluksia, esimerkiksi kokousmuistiinpanot on helppo tehdä puhelimella muistioon, joka synkronoituu automaattisesti tietokoneelle, niin konetta ei tarvitse kantaa erikseen mukaan kokouksiin.

Mutta mikä sitten on kun viestintä ei aina toimi, vaikka on hankittu uudet järjestelmät ja hienot laitteet? Mielestäni vastaus tulee suoraan tietojärjestelmän määritelmästä. Tietojärjestelmiin määritellään lähes aina käyttäjät mukaan. Jäjrestelmämuutoksessa tulisikin aina muuttaa myös toimintatapoja, ja se onkin johtamisessa varsinainen haaste. Järjestelmän ostaminen on helppoa, käyttöönotto vaikeampaa. Kuka tahansa voi ostaa ohjelmiston, mutta järjestelmän käyttöönotossa voi IT projektiosaajasta olla apua.