logo

Teemme viisasta tiedonhallintaa

Viisasta kehitystä

20. toukokuun 2015 by Heikki Ojaniemi

Kehitystyö on maltillista työtä, kehitykset eivät usein tapahdu hetkessä, vaan vaativat kärsivällistä ja määrätietoista tekemistä. Joissain tilanteissa kehittäminen on jopa helpompaa rip and replace – menetelmällä, eli aloitetaan aivan alusta, entisen päälle rakentamisen sijaan. Asteittaisessa, jatkuvassa kehitystyössä on tärkeää tietää missä mennään. Tietohallinnon tilaa voidaan kuvata yleisellä tasolla maturiteetti  eli kypsyysasteiden mukaan. Kypsyysaste vaikuttaa siihen, millaisia kehitystoimia kannattaa tehdä, koska korkean tason kehitysideat eivät välttämättä toimi matalamman asteen organisaatiossa. Tilanne on kuin yrittäisi asentaa uutta windowsia vanhalle koneelle. Usein uudemmat kehitysversiot eivät enää toimi vanhoissa laitteissa, ainakaan hyvin.

Tietohallinnot alkavat yleensä hyvin tarvepohjaisesta ohjauksesta, varsinkin pienissä organisaatioissa tietohallinto on yleensä vain yksi tehtävä jonkun työntekijän harteilla. Tästä lähtökohdasta tietohallinto rakentuu organisaation mukana, mutta usein hieman jälkijättöisesti. Tilanteen hahmottaminen on usein ensimmäinen vaihe kehittämiseen, havaitaan joku selkeä puute tai tarve ja sitä lähdetään täyttämään. Alimman tason tietohallinto onkin juuri tätä tarpeiden täyttämistä, joka ilman selkeää suunnittelua johtaa siiloihin, joissa ohjelmistot ja teknologiat hankitaan aina yksittäiseen tarpeeseen.

Siilot johtavat monimutkaiseen rakenteeseen, jota on vaikea ja kallis hallita. Tässä vaiheessa yleensä lähdetään yhtenäistämään toimintoja, joka tapahtuu  yleensä poimimalla toimivia osioita nykyisistä toiminnoista ja yleistämällä niitä koko organisaation toimintatavoiksi. Esimerkkinä voi olla vaikka yhteisen sähköpostiohjelmiston hankinta, jonka jälkeen sähköposti synkronointien ylläpito on helpompi hallita keskitetysti. Samalla myös IT päätöksenteko keskittyy yhteen paikkaan, koska tarvitaan yleistettäviä ratkaisuja, eikä enää vastata vain yksittäisen osan tarpeisiin.

Kun hyvät käytännöt on saatu vakiinnutettua ohjaamaan IT valintoja ja tietohallinnon kehitystä tehdään keskitetysti, ollaan valmiita siirtymään kohti seuraavaa tasoa. Kun tietohallinto on saatu keskitettyä päätöksenteon osalta, voidaan siirtyä tekemään suuremman mittkaaavan keskittämisratkaisuja. Esimerkiksi yhtenäistämällä palveluntarjontaa voidaan optimoida ylläpidon osiota ja keventää henkilöstökuormitusta. Toiminnan yhtenäistäminen on tässä vaiheessa yksi esimerkki toiminnan optimoinnista, jolla pyritään helposti hallittavaan kokonaisuuteen, jota on helppo kehittää liiketoiminnan kanssa yhtä matkaa. Vaihtoehtoisesti tässä vaiheessa voidaan optimoida myös tietoa, eli esimerkiksi masterdata projektit ovat kuvaavia tälle kehitysasteelle. Tässä vaiheessa liiketoimintaprosessien tulee jo olla hyvin yhteneviä IT:n kanssa, riippumatta siitä kummasta suunnasta kehitysehdotukset tulevat.

Korkein aste, jolla tietohallintoa voidaan kuvata on modulaarisuus. Siis sitä, että IT koostuu osista, joita voidaan järjestellä uusilla tavoin ja järjestelyyn on helppo tuoda uusia järjestelmiä tai teknologioita. Tämä tarkoittaa siis sitä, että alustavalinnat ja perus infra on hyvin hallussa, ja sen päälle organisaatio on kykenevä joustavasti muovaamaan IT kokoonpanoaan liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Tätä viimeistä tasoa ehkä kuvaa juuri reagointinopeus, vaikka tosiasiassa kyse onkin enemmän juuri kehityksen mahdollistamisesta. Nykyään IT kehitys tai uudet teknologiat toimivat yrityksille mahdollistamassa liiketoiminnan kehittämistä tai laajentamista uusille aloille. Esimerkkinä toimii vaikkapa verkkosivualusta, jonka kylkeen on helppo liittää verkkokauppa, kun liiketoiminta sitä haluaa. Nyt teknologiavalinnoissa on siis ennakoitu liiketoimintatarve ja oikeastaan jopa verkkokaupan kokeilemisen helppous voi ohjata siirtymään kohti uutta aikaa.

Tietohallinnon kehittämisessä on tärkeää tietää missä mennään. Modulaarisuutta on mahdotonta rakentaa, jos pohja ei ole kunnossa. Korkeimman tason saavuttaminen ei kuitenkaan ole itseisarvo, eikä se usein ole edes tarpeen jos liiketoiminta on pientä tai hyvin vakiintunutta. Tällöin esimerkiksi nykyisen toiminnan optimointi tai tietoturvan kehittäminen voivat olla riittäviä kehitystoimia, silloinkin on tärkeää tietää mistä lähdetään liikkeelle.

Wise IM on kehittänyt kyselyä, jota voi käyttää työkaluna tilanneanalyysin tekemiseen. Kysely pyrkii myös hahmottamaan jo suoraan selkeitä kehityskohtia organisaatiossa. Kyselyn ensimmäinen versio on nyt ilmaiseksi käytettävissä. Kyselyn vastausten pohjalta Wise IM tekee arvion organisaation IT:n tilasta ja tekee alustavia kehitysehdotuksia. Kyselyä voi myös hyödyntää itsearvioinnin työkaluna käytettävien järjestelmien arviointiin.

Kyselyyn pääset tästä.